吳鳴弄堂,弄個什麼名堂


18. 規格化


  一九九○年代以後的台灣,政府機構和民間企業電腦化的呼聲甚囂塵上,從戶籍資料到全民健保,都採用電腦管理,民間企業的腳步更走在政府機構之前,使得電腦化一時之間成為熱門的話題。特別是從中文視窗3.1版以後,微軟公司配合辦公室(Office)組合的推出,包括文書軟體的Word中文版、統計軟體Excel,加上商用簡報繪圖軟體Powerpoint,一時間占據了台灣主要的電腦軟體市場。一九九五年八月,英文版Windows 95上市,十一月中文版上市,再度捲起電腦軟體界的旋風。

  在這種趨勢下,不電腦化的公司似乎就落伍了。但電腦化是不是就一定代表進步呢?以台灣電腦化的情形而言,有些地方還是令人憂心的。問題不在電腦的速度多快,或硬碟、記憶體多大,而是使用者的觀念。電腦化的其中一個重要意義應該是規格化,一個不重視規格化的電腦化,是收不到什麼效果的,而且可能還更增加成本的負擔。以最簡單的例子而言,如果主機版的規格不統一,各廠牌的記憶體、硬碟無法插入,這部電腦的擴充將成為不可能,要升級只好重買。如果各廠牌的列印輸出接頭尺寸不一,印表機當然不能隨便更換,這樣一來,電腦化的成本將是無法預估的,又有哪個傻瓜會去電腦化?不幸的是,我們的電腦化就常常遇到這類問題。

  我個人以為,在台灣電腦化過程中很大的一個問題是紙張使用的不統一,於是一部印表機忽爾要列印B4尺寸,忽爾要列印A4尺寸,忽爾要列印A3尺寸,有事沒事就換紙匣,該是多麼麻煩的事?更麻煩的還不是發出函件的單位,而是收到函件者不知如何將這些大小不一的紙張、文件歸檔。以台灣教育、研究的重要機構國立編譯館和國科會而言,收到過這兩個單位公文的人就知道,其形式之多樣,真是令人望而卻步。這兩個單位所發出的公文,不僅僅是前述紙張的問題,還有直打、橫打的問題。目前一般通行的信紙約有兩種尺寸,影印紙則有四種尺寸,每種尺寸有直式、橫式兩種打法,總計有十二種排列組合方式,於是收到資料者如何整理就大費周章了,直也不是,橫也不是,用任何尺寸的資料夾都不是,可有多麼痛苦。

  電腦化不一定產生效率,如果我們不在格式化上面下功夫的話。就我所知德國和美國在這方面就做得比較好,德國的公文和報告、博士論文,一律用A4紙張(21X29.7公分)、美國的公文和報告、博士論文,全部用信紙尺寸(Letter Size 8.5X11英吋),這樣一來只要一種資料夾就解決所有的問題了。而且也唯有解決公文規格化的問題之後,電腦化方顯示其意義。

  工具的電腦化當然很重要,但觀念的規格化尤為追求效率之所必須。一個電腦高手如果不懂得規格化的重要性,充其量只是一個電腦玩家,對於效率的追求可謂無何幫助,只有懂得規格化的專家,才能對效率產生效用。

  為了使學生們及早養成規格化的習慣,我要求學生的報告極為嚴格,包括必須用統一的A4紙張,天地內外空四公分,內文字用一定的字形、級數,字距、行距亦在規範之列,開始的時候,學生強烈反彈,認為我扼殺了他們的創造力,但我告訴他們,思想的創造力比型式的創造力更為重要,應該下工夫的是思想的創造,而非在格式上耍花槍。現在每次看到學生們的報告,有統一的紙張,統一的格式,我知道我為台灣的規格化培育了一些種籽和幼苗,也許多年以後他們會開一點花、結一點果吧!雖然這日子可能還遠得很,但走出了第一步,還怕路途遙遠嗎?

                             1995/11/28 寫於指南山下





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